En produktivitetsstudie med JM

Det kom en fråga till Prestationsbyrån från Per Lundquist, chef för verksamhetsutveckling på JM AB.

”Vad händer om vi optimerar de fysiska och mentala förutsättningarna för en avdelning med högpresterande medarbetare under 8 veckor? Kommer det märkas i produktivitet, välmående, kreativitet, förmåga att prioritera och samarbeta?”

Jonas Ek, vd för Prestationsbyrån svarade att det är rimligt att anta att vi kan se en högre produktivitet om vi lyckas optimera hur medarbetarna hanterar sin fysiska och mentala status. Kan vi dessutom se till att det sker i grupp, är vi övertygande om att det går att mäta.

Vad gjorde vi?

• Vi använde forskningsvaliderad metod för mätning av deltagarnas energinivå
• Vi lät deltagarna skatta sin produktivitet, kreativitet, förmåga att prioritera, samarbeta- mätning före (nollmätning) och efter
• Vi ökade fysisk aktivitet
• Vi gav verktyg för mental och fysisk avslappning

(Testgruppens uppdelning: testgrupp och tidigare otränade. Referensgrupp: fick endast göra tester och mätning)

Effekter på produktivitet, kreativitet och hälsa

Tidigare otränade i testgruppen hade ökat sin produktivitet med 90% vid mätning vecka 23

Tränade i testgruppen hade ökat sin produktivitet med drygt 30% vid mätning vecka 10…
… och vid mätning vecka 23 hade de ökat med nästan 40%

Tidigare otränade i testgruppen hade ökat sin förmåga att prioritera med  53% vid mätning vecka 23

Tränade i testgruppen hade ökat sin förmåga att prioritera med  49% vid mätning vecka 23

Tidigare otränade i testgruppen hade ökat sin kreativitet med nästan 100% vid mätning vecka 23

Tränade i testgruppen hade ökat sin kreativitet med  43% vid mätning vecka 23

Några resultat av förändrade värderingar kring sin hälsa innan och efter studien.
“Jag känner mig stark och frisk”
Tränade i testgruppen: 32 % ökning
Tidigare otränade i testgruppen: 64% ökning

Läs mer här>>>Produktivitet en casestudie

Matts Back leder en grupp på ett globalt finansföretag vars uppgift är att granska, värdera och bedöma interna affärsprocesser. Detta försätter ofta individerna i gruppen i situationer som är utmanande då de kritiserar kollegors arbete och prestationer.

Prestationsbyråns uppdrag bestod i att ge individerna i gruppen färdigheter och insikter i syfte att: Gruppen ska kunna framföra svåra budskap på ett nyanserat och konstruktivt sätt och att möjliggöra fortsatt dialog med berörda i företaget.

Alla i gruppen kände att de, på olika sätt, hade problem att få gehör för sina synpunkter, att hantera dessa situationer på ett konstruktivt sätt och att upprätthålla dialogen. Att utbilda inom och träna på dessa kommunikativa färdigheter, både individuellt och som grupp utgjorde grunden i utbildningen.

Kundens egna ord om insatsen

Efter en ganska omfattande research valde vi Prestationsbyrån AB, som vi bedömde hade det bästa erbjudandet, vilket blev inledningen till ett samarbete över 1,5 år för gruppen som sådan och för egen del en bestående och fördjupad relation.
Samarbetet inleddes med ett utvecklings- och träningsprogram där individuella aktiviteter varvades med gruppövningar med tonvikt på icke-verbal kommunikation och uppmärksamhet på den egna förmågan att hantera olika situationer utifrån varierande mentala och fysiska tillstånd. Programmet upplevdes mycket positivt av samtliga i gruppen och vi har kunnat avläsa tydliga och konkreta förbättringar i vår kommunikation såväl internt inom gruppen som externt i kontakterna med våra intressenter.
För min egen del väckte programmet intresset till ytterligare förkovran och fördjupning inom den teori som ligger till grund för Prestationsbyrån AB’s affärsmodell och antog ett erbjudande att genomgå deras coachutbildning. Idag är jag således certifierad coach och ingår i Prestationsbyrån AB’s grupp av fristående konsulter.

Det som i mina ögon utmärker Prestationsbyrån AB’s teoretiska grund är den totala frånvaron av förenklingar och modelltänkande. Under alla mina år som chef i olika sammanhang har jag deltagit i otaliga kurser i coaching, svåra samtalet, leda utvecklingssamtal etc. och alla har byggt på olika fysiska/tekniska mallar, checklistor och formulär till stöd för samtal. Alla verktyg som bortser från väsentliga psykiska, fysiska och mentala faktorer i kommunikationen. I fokuseringen på den icke-verbala kommunikationen
och medvetenheten om det egna tillståndets betydelse för förmågan att hantera svåra samtal skapar Prestationsbyrån AB istället mycket kraftfulla förutsättningar att föra och leda konstruktiva samtal och bygga hållbara konstruktiva kommunikationsprocesser. Och detta sker alltså helt fritt från attribut som mallar och checklistor. Istället utbildas och tränas du i att uppmärksamma icke-verbala signaler, förändringar i ditt egna och omgivningens tillstånd och att använda dessa signaler och skeenden till konstruktiv fördjupning av din kommunikation. I de allra flesta privata och yrkesmässiga relationer finns behov av fördjupning och att närma sig svåra och känsliga områden för att skapa och upprätthålla varaktiga kommunikationsprocesser.

Prestationsbyrån AB är i det sammanhanget marknadsledande i sitt erbjudande av skräddarsydda utbildningar och konsulttjänster. Till det kommer deras banbrytande arbete i samarbete med Göran Kenttä, GIH, att sprida kunskap och förståelse om sambanden mellan mentala och fysiska tillstånd och hur de medvetet kan påverkas och förändras för eget och andras välbefinnande. Att du i samarbete med Prestationsbyrån AB också mycket påtagligt utvecklas och växer som människa utgör till syvende och
sist det bestående resultatet för dig och din omgivning.

En stadsdel i Stockholm har haft en utveckling med ökande korttids sjukfrånvaro. För att vända denna trend initieras projektet “Främja Hälsa” med Prestationsbyrån som ansvarig för innehållet.

Upplägg

Utgångspunkten för Prestationsbyråns upplägg är att öka motivation, kompetens och ansvar för faktorerna hälsa och välmående på enheter i Stadsdelsförvaltningen för området i Stockholms Stad. Härigenom kommer man att uppnå målet att kunna sänka
korttidssjukfrånvaron och främja hälsan hos de medarbetare som deltar.

Insatsen löper under sex månader och består av individuella konton för verktyget Energiindex samt individuell coachning vid tre tillfällen för samtliga deltagare. Energiindex processen innefattar, utöver coachning, uppgifter och månadsbrev som distribueras interaktivt under perioden. Arbetet inleds med en introduktions föreläsning och följs upp med gruppsamlingar för deltagarna vid tre och sex månader, enligt beskrivning nedan;

Parallellt med EnergiIndex processen får arbetslagsledare utbildning / handledning inom;
• Aktivt lyssnande
• Coachande ledarskap
• Utmanande samtal
• Grupputveckling, enligt FIRO

Utfall av insatsen är ett ökande EnergiIndex och en minskande sjunkfrånvaro, enligt grafen nedan.

En lång period av organisationsförändringar inom företaget kulminerar för den berörda avdelningen i att deras arbetsuppgifter skall flyttas utomlands. Att samtidigt sköta sitt jobb, leta efter en ny tjänst och lära upp den som ska ta över dina arbetsuppgifter utomlands blir för mycket för de anställda.

Upplägg:

Prestationsbyrån (PB) som kommer in i detta läge erbjuder ett upplägg som innebär att samtliga medarbetare i den berörda avdelningen får tillgång till POMS/EnergiIndex samt blir erbjudna en coachingsprocess om minst tre möten.

Genomförande:

Insatsen inleds med en föreläsning som förklarar hur en individs totala belastning påverkar dess tillstånd. Föreläsningen introducerar även POMS/EnergiIndex som ett självmonitoreringssystem till hjälp att uppfatta förändringar i sitt tillstånd. POMS mäter huruvida en indvid är i nedbrytning eller i återhämtning genom att stämma av en persons sinnesstämningar. Förutom att vara ett verktyg för indviden att bli medveten om förändringar i sitt tillstånd blir POMS på gruppnivå ett mätverktyg för att följa gruppens utveckling.

Av de totalt 65 berörda personerna så valde 28 att börja använda POMS. 54 personer valde att starta en coachingsprocess. Denna process handlar om att identifiera individens önskade läge och på så vis frilägga de egna drivkrafterna som blir grunden för att individen själv tar ansvar och förändrar sin situation. Totalt genomfördes 255 coachingssamtal, exklusive telefonsamtal. För de som valde att ha 2 coachingsamtal eller mer så blev snittet 5,2 samtal per person.

Resultat

I graferna här bredvid är de POMS-test som genomförts under perioden sammanställda som snittvärden/månad för att visa utvecklingen hos gruppen. Global POMS är summan av de negativa minus den positiva sinnesstämmningen som POMS mäter + 100. Det minskande Global POMS värde som den berörda gruppen visar innebär således en postiv utveckling hos sinnestämning. Till höger kan man följa de olika sinnesstämningarna som POMS mäter var och en för sig själv samt den upplevda belastningen. För att följa upp PBs insats så genomfördes en enkätundersökning bland de personer som träffade en coach mer än en gång, av de personerna besvarade 31 personer enkäten.

På frågan hur man upplevt coachingprocessen så gav 48,4% högsta betyg och 35,5% gav näst högsta betyg.

• “Very good and challanging.

• Good to have someone asking me questions that makes me think about how I actually feel about things and what I want in life.

• I need that push and guidance that I already have within me but don’t know how to bring out.”

• “Since it was in the middle of a very turbulent time for me, it has been really appriciated. The Coach has assisted in sorting out the unclearity and helped me focus on some things instead of trying to achieve it all at once.”

• “Learnt some interesting ways of thinking and very good to have other point of view on my everyday’s work. Made me go further in my career than I did within last 2 years!”

Utbildningen har för mig varit helt avgörande i mitt arbete som chef och ledare. Den har gett mig en grundtrygghet i mitt ledar- och chefsskap. En viktig förmåga jag fick öva upp var att läsa av emotioner på människor och grupper. Det ger mig möjlighet att förstå svåra situationer på djupet och därmed kan jag också arbeta utvecklande från det som kan verka som de mest hopplösa lägena. Jag är tryggt förvissad om att mina förmågor som prestationsutvecklare kan användas till att lösa de mest kniviga situationer som kan uppstå i en personalgrupp. Vidare har de kunskaper jag fått om fundamenten för att optimera prestationer gjort mig till en bättre
arbetsledare. Jag kan genom den förståelsen leda och fördela arbetet på ett sätt som optimerar varje individs och grupps prestationer.

Under utbildningen och direkt efter densamma var jag inriktad på att coacha medarbetare individuellt. Allteftersom tryggheten som prestationsutvecklare har växt har jag dock mer och mer använt coaching på arbetsgrupper. Då sker de stora förändringarna i arbetsgruppers gemensamma prestationer. Prestationsutvecklarutbildningen borde vara obligatorisk för alla chefer
efter två år i yrket.

/ Jens Back är rektor vid en skola i  Nyköpings kommun. Efter att ha genomgått en personlig prestationsutvecklingsprocess
valde Jens att gå vidare och själv utbilda sig till Prestationsutvecklare.